Automatizar facturas y cobros con Make y Odoo: flujo completo

Tu ERP te avisa de que has emitido una factura. Pero dos meses después, tu cliente sigue sin pagar y tú te enteras revisando los pendientes de cobro. Mientras tanto, tu forecast de tesorería incluye dinero que no va a llegar a tiempo y tus decisiones de inversión se basan en datos incorrectos.

En Finaptico automatizamos facturas y cobros con Make y Odoo para que ninguna factura se quede en el limbo. Te voy a mostrar el flujo completo que usamos: desde que se emite la factura hasta que escalamos a Slack si el impago se alarga.

Por qué automatizar el seguimiento de cobros te ahorra dinero¶

Una pyme tech que factura 80.000 euros al mes puede tener entre 15 y 25 facturas pendientes en cualquier momento. Si una factura de 4.500 euros se retrasa 60 días por falta de seguimiento, el coste financiero real supera los 100 euros (considerando coste de oportunidad y gestión manual).

El problema no es solo el retraso en el cobro. Es que cuando te das cuenta del impago, ya es tarde para actuar sin deteriorar la relación comercial. Un recordatorio automático a los 15 días se percibe como proceso estándar. Un email desesperado a los 45 días, como desorganización.

Caso tipo: una SaaS B2B que implementó este flujo redujo su DSO (días de cobro promedio) de 52 a 31 días. Con una facturación mensual de 60.000 euros, eso significa tener 35.000 euros más en caja de forma permanente.

El stack completo: Odoo, Make y Slack¶

Usamos tres herramientas que se complementan:

• Odoo como ERP central donde se gestionan facturas y estados de cobro
• Make (antes Integromat) para crear las automatizaciones entre sistemas
• Slack para alertas críticas cuando algo requiere intervención manual

La lógica es simple: Odoo detecta cambios en las facturas, Make ejecuta acciones según reglas predefinidas, y Slack nos avisa cuando hay que intervenir personalmente.

Este enfoque funciona mejor que herramientas específicas de cobranza porque aprovecha datos que ya tienes en tu ERP sin duplicar información. La integración entre sistemas evita errores manuales y mantiene una única fuente de verdad.

Configuración paso a paso del flujo en Make¶

Trigger inicial: factura emitida en Odoo¶

El flujo arranca con un webhook que Odoo dispara cada vez que se confirma una factura. En Make, configuras un módulo «Webhooks > Custom webhook» que recibe esta información:

• ID de la factura
• Cliente
• Importe
• Fecha de emisión
• Términos de pago

Odoo envía estos datos automáticamente. No necesitas configurar nada complejo en el ERP, solo activar el webhook en la configuración de facturas.

Lógica de seguimiento por tiempo¶

Make permite configurar delays (retrasos) entre acciones. Así estructuramos el seguimiento:

• Día +7: Email suave de confirmación de recepción
• Día +15: Primer recordatorio educado
• Día +30: Recordatorio más directo + alerta a Slack
• Día +45: Email urgente + escalado al responsable comercial

Cada delay se programa en Make con un módulo «Tools > Sleep». La clave está en verificar antes de cada envío que la factura sigue pendiente (por si se pagó mientras tanto).

Templates de email personalizados¶

Los emails salen automáticamente desde tu cuenta de Gmail o Outlook conectada a Make. Cada template tiene un tono diferente:

Email día +7 (confirmación):
«Hola [Cliente], te confirmamos que hemos emitido la factura [Número] por [Importe]€. La tienes disponible en tu portal de cliente. Fecha límite de pago: [Fecha].»

Email día +30 (recordatorio directo):
«Hola [Cliente], la factura [Número] venció hace [Días] días. ¿Hay algún problema con el pago? Si necesitas modificar algo, avísanos cuanto antes.»

Cada template incluye variables dinámicas que Make rellena automáticamente desde los datos de Odoo.

Escalado inteligente a Slack¶

Cuando una factura llega a 30 días de impago, Make envía una alerta a un canal específico de Slack con esta información:

• Cliente y importe de la factura
• Historial de emails enviados
• Datos del último proyecto activo con ese cliente
• Estado de otras facturas pendientes del mismo cliente

Esto permite decidir rápidamente si es un retraso puntual o un problema más grave que requiere parar el trabajo pendiente. La gestión proactiva de cobros incluye saber cuándo endurecer el tono sin quemar la relación comercial.

El canal de Slack también registra cuando se resuelve cada caso, creando un historial útil para identificar patrones por cliente o tipo de proyecto.

Configuración de excepciones y casos especiales¶

No todos los clientes necesitan el mismo tratamiento. Make permite configurar rutas diferentes según criterios específicos:

• Clientes VIP: Seguimiento más espaciado y tono más suave
• Facturas pequeñas (<500€): Menos emails, escalado más rápido
• Clientes con historial de retraso: Recordatorio más temprano
• Facturas de proyectos cerrados: Seguimiento más agresivo

Estas reglas se configuran con módulos de filtro en Make que evalúan campos específicos del cliente o la factura antes de decidir qué camino seguir.

También puedes excluir temporalmente clientes con problemas conocidos (reestructuraciones, cambios de facturación, etc.) añadiéndolos a una lista en Odoo que Make consulta antes de enviar emails.

Métricas y seguimiento del flujo¶

Make registra automáticamente la eficacia del sistema:

• Porcentaje de facturas cobradas antes de cada recordatorio
• Tiempo medio de cobro por tipo de cliente
• Tasa de respuesta a cada tipo de email
• Facturas que llegan a escalado manual

Estos datos los exportamos mensualmente a nuestro cuadro de mando financiero en Notion, donde se cruzan con otras métricas de flujo de caja para tener una visión completa.

Una métrica especialmente útil es el «cobro por canal»: qué porcentaje de facturas se resuelve con cada tipo de recordatorio. Esto permite ajustar la frecuencia y el tono para maximizar la eficacia sin saturar a los clientes.

Integración con el forecast de tesorería¶

El flujo también actualiza automáticamente las previsiones de cobro en función del comportamiento observado. Si un cliente suele pagar a 45 días después del segundo recordatorio, Make ajusta su fecha de cobro prevista en lugar de mantener los términos contractuales.

Esto es especialmente importante para empresas en crecimiento donde las decisiones de inversión dependen de timing preciso de ingresos. Un forecast que incluye fechas realistas de cobro evita problemas de liquidez por exceso de optimismo.

Los datos históricos de cobro también alimentan el cálculo automático del DSO por cliente, útil para decidir condiciones comerciales en renovaciones o proyectos nuevos.

Costes y mantenimiento del sistema¶

Make cobra por operación ejecutada. Con 50 facturas mensuales y seguimiento completo, el coste ronda los 15-20 euros/mes. Odoo Community es gratuito para funcionalidades básicas de facturación. Slack tiene plan gratuito suficiente para equipos pequeños.

El mantenimiento es mínimo una vez configurado el flujo. Solo requiere ajustes ocasionales en templates de email o criterios de escalado según feedback de clientes.

El ROI es inmediato: una sola factura de 3.000 euros cobrada 15 días antes compensa el coste del sistema durante un año completo.

Errores típicos en la implementación¶

Los fallos más comunes que veo en automatizaciones de cobros:

• No verificar el estado de pago antes de cada email: Enviar recordatorios de facturas ya pagadas destruye credibilidad
• Templates demasiado genéricos: Los emails automatizados que parecen spam se ignoran
• No configurar excepciones: Tratar igual a todos los clientes genera fricciones innecesarias
• Falta de seguimiento manual: Las alertas de Slack que nadie lee no sirven de nada

La clave está en encontrar el equilibrio entre automatización y toque personal. El sistema debe ahorrar tiempo en tareas repetitivas, pero permitir intervención rápida cuando algo sale del patrón normal.

Si tu empresa ya tiene problemas de flujo de caja por cobros lentos, implementar este sistema puede darte el respiro que necesitas para tomar decisiones estratégicas sin presión de liquidez inmediata. Decidir con tiempo requiere tener información fiable sobre cuándo va a llegar realmente el dinero.

¿Te interesa implementar algo parecido pero no tienes tiempo para configurar toda la automatización? En Finaptico montamos estos flujos como parte de nuestro servicio de dirección financiera externa. Hablamos 30 minutos para ver qué encaja mejor con tu stack actual y volumen de facturación.